Gældende fra 1. juli 2018
1. Hvem vi er?
2. Hvem gælder denne fortrolighedserklæring for?
3. Hvilke oplysninger er omfattet?
4. Hvilke oplysninger vi indsamler, og hvordan vi bruger dem?
5. Internationale overførsler
6. Videregivelse
7. Tjenesteudbydere
8. Sådan holder du dine oplysninger ajour
9. Opbevaring
10. Dine rettigheder
Antalis ("ANTALIS") er et fransk aktieselskab med en aktiekapital på 213.000.000 euro. Selskabet er registreret i handels- og selskabsregistret i Nanterre under nummer 410 336 069 og har hjemsted på 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Frankrig).
ANTALIS-koncernen er den førende professionelle papirdistributør og leverandør af emballage og visuelle kommunikationsløsninger i Europa og verden (uden for USA). ANTALIS-koncernen er den eneste udbyder i sin branche, der har en international tilstedeværelse i 43 lande gennem sine koncernselskaber. ANTALIS-koncernen leverer et af de mest omfattende og varierede udvalg af produkter og løsninger på markedet og tilbyder sine kunder et højt og banebrydende serviceniveau i forhold til tilpasning, ekspertise og logistik, primært gennem sine 123 distributionscentre rundt omkring i verden.
Du kan finde kontaktoplysninger for vores ANTALIS-selskaber verden over på vores hjemmeside www.antalis.com.
ANTALIS forpligter sig til at indsamle, vedligeholde og anvende personoplysninger om vores kunder og forretningsforbindelser ansvarligt. Bestemmelserne i databeskyttelseslovgivning i EU og andre steder stiller strenge krav til ANTALIS.
Gennem sit adfærdskodeks har ANTALIS udarbejdet en erklæring for sig selv og sine koncernselskaber, hvori koncernen anerkender de fundamentale og umistelige rettigheder for individer til beskyttelse af deres privatliv samt personoplysninger. Forpligtelsen til at iværksætte de nødvendige procedurer, således at indsamlingen og behandlingen af personoplysninger, som selskabet udfører i forretningsøjemed, gennemføres i overensstemmelse med gældende lovgivning og med behørig respekt for individer, sikkerhed og fortrolighed af deres oplysninger. Du kan læse mere på vores hjemmeside www.antalis.com.
ANTALIS-koncernen arbejder for at opdatere sine processer i henhold til EU-forordning 2016/679 om beskyttelse af personoplysninger ved at indføre et internt program for databeskyttelse med henblik på at støtte en ensartet standard på tværs af ANTALIS-koncernen i forbindelse med indsamling, anvendelse og behandling af personoplysninger.
Den eller de dataansvarlige for dine personoplysninger er det eller de ANTALIS-koncernselskaber, du handler med, og/eller ANTALIS, der betegnes som ANTALIS i det følgende.
Denne fortrolighedserklæring forklarer, hvordan vi kan indsamle, anvende og videregive oplysninger om kunder, leverandører, aktionærer og andre erhvervs- og virksomhedskontaktpersoner og beskriver dine rettigheder i forbindelse med dine personoplysninger. Du bedes læse den omhyggeligt.
Kunder
Denne erklæring gælder for de individuelle kundekontakter, vi handler med, herunder potentielle kunder. Den gælder for personoplysninger, der indsamles som led i vores kundeopsætning og kontraktophør, samt oplysninger indsamlet under kundeforholdets varighed.
Den gælder også for personoplysninger om medarbejdere hos kundeenheder, hvis oplysninger vi kan modtage som led i levering af produkter og serviceydelser. Under disse omstændigheder er vores primære kundekontakt ansvarlig for at sikre, at alle berørte individer bliver gjort opmærksom på, at deres personoplysninger udleveres til os, samt formålet, vi anvender disse oplysninger til, for eksempel ved at vise dem en kopi af denne erklæring.
Aktionærer
Ovenstående beskrivelse gælder ligeledes for vores aktionærer.
Leverandører
Ovenstående beskrivelse gælder ligeledes for vores leverandører.
Forretningsforbindelser
Denne erklæring dækker desuden personoplysninger om individer, der ikke er nuværende eller tidligere kunder eller aktionærer, men som har forbindelse til ANTALIS gennem tilmelding til at modtage kommunikationsmateriale såsom e-mails og publikationer, eller som deltager i begivenheder afholdt af ANTALIS (enten alene eller sammen med partnerorganisationer).
Andre kontakter
Denne erklæring dækker også personoplysninger om individer, som ANTALIS har en forretningsrelation til eller kontakt til i forretningsøjemed, såsom agenter, andre interessenter og modparter.
I denne fortrolighedserklæring henviser "personoplysninger" til alle oplysninger (elektroniske eller skriftlige) vedrørende et individ, som kan identificeres direkte eller indirekte, især med henvisning til en identifikator såsom et navn, et id-nummer, lokaliseringsdata, en online identifikator eller en eller flere faktorer, som specielt vedrører individets fysiske, fysiologiske, genetiske, mentale, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet.
Betegnelsen omfatter særlige kategorier af personoplysninger ("særlige kategorier af oplysninger"), hvorfra vi kan fastslå eller udlede et individs racemæssige eller etniske oprindelse, politiske holdninger, religiøse overbevisninger eller andre overbevisninger af lignende art, medlemskab af en fagforening, fysiske eller mentale sundhed eller tilstand (herunder biometriske og genetiske oplysninger), seksuelle forhold eller orientering eller retslige oplysninger (herunder oplysninger vedrørende forøvelse eller påstået forøvelse af strafbare forhold samt en eventuel idømt straf eller pålagt sanktion).
ANTALIS indsamler kun særlige kategorier af oplysninger, hvis det er nødvendigt til et af de nedenfor beskrevne formål. Yderligere oplysninger om, hvornår og hvorfor vi kan være nødt til at gøre dette, er anført i afsnit 4, "Hvilke oplysninger vi indsamler, og hvordan vi bruger dem", herunder.
ANTALIS er en international koncern, der driver forretning verden over. Ligesom de fleste internationale virksomheder har ANTALIS centraliseret visse aspekter af sin kundeadministration og dokumentstyring i Den Europæiske Union. Når projekter involverer mere end én jurisdiktion, vil alle inden for ANTALIS, der arbejder med sagen, også have behov for at tilgå oplysninger. Derfor kan dine personoplysninger overføres uden for oprindelseslandet (dette omfatter overførsler uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde) og tilgås på tværs af ANTALIS på verdensplan.
ANTALIS vil tage alle nødvendige sikkerhedsmæssige og juridiske forholdsregler for at opretholde sikkerheden og integriteten af personoplysninger, der overføres inden for ANTALIS, for at muliggøre globale overførsler inden for ANTALIS af personoplysninger med oprindelse i EØS i overensstemmelse med gældende europæisk lovgivning om privatlivets fred ved brug af de samme standarder for beskyttelse af personoplysninger. Dine personoplysninger har derfor det samme beskyttelsesniveau uanset lokaliteten i ANTALIS.
Dine personoplysninger kan også tilgås af ANTALIS' tjenesteudbydere, der eventuelt befinder sig i andre jurisdiktioner. Se afsnit 7, "Tjenesteudbydere", herunder for at få flere oplysninger.
ANTALIS kan videregive dine personoplysninger, (i) hvis det er nødvendigt til de angivne formål, herunder inden for ANTALIS, (ii) hvis det kræves af gældende lovgivning, (iii) i forbindelse med en reorganisering eller sammenlægning af vores virksomhed med en anden virksomhed, (iv) hvis vi mener, at en sådan videregivelse er nødvendig for at håndhæve eller anvende kontraktvilkår og andre aftaler eller på anden måde beskytte og forsvare ANTALIS' rettigheder, ejendom eller sikkerhed, (v) for at overholde en retssag, retskendelse eller anden retslig forpligtelse eller en lovmæssig eller offentlig undersøgelse eller (vi) med dit samtykke.
Vi vil navnlig gøre opmærksom på, at i visse jurisdiktioner har ANTALIS en juridisk forpligtelse til at indberette mistænkelige transaktioner og anden aktivitet til de relevante regulerende myndigheder i henhold til lovgivning om bekæmpelse af hvidvask af penge, terrorfinansiering, insiderhandel eller andet med forbindelse dertil. ANTALIS kan også indberette mistanke om kriminalitet til politiet og andre retshåndhævende instanser. Vi vil muligvis ikke have tilladelse til på forhånd eller overhovedet at informere dig om denne videregivelse af oplysninger.
Tredjepartsmodtagere af personoplysninger om kunder, virksomheder og virksomhedskontakter kan omfatte:
• Skatte-, told- og afgiftsmyndigheder
• Regulerende myndigheder og andre faglige organisationer
• Børs- og børsnoteringsmyndigheder
• Offentlige registre for bestyrelsesmedlemmer og aktiebeholdninger
• Udbydere af identitetsbekræftelsestjenester
• Kreditoplysningsbureauer
• Domstole, politiet og retshåndhævende myndigheder
• Ministerier og statslige myndigheder
• Revisorer og professionelle rådgivere (inklusive erhvervsansvarsforsikringsselskaber og -rådgivere)
ANTALIS vil i rimeligt omfang bestræbe sig på kun at videregive de absolut nødvendige oplysninger i hvert tilfælde.
Tredjeparter, der leverer serviceydelser til ANTALIS, betegnes som "underleverandører". ANTALIS vil oprette kontrakter med underleverandører, som behandler kravene i den relevante databeskyttelseslovgivning. Underleverandørerne skal anvende passende sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger og vil ikke have tilladelse til at anvende personoplysninger på andre måder end som anvist af ANTALIS.
Underleverandører, der behandler personoplysninger på vegne af ANTALIS, kan være placeret i Europa eller andre lande over hele verden. ANTALIS sørger for, at underleverandører overholder alle gældende lovkrav vedrørende overførsel af personoplysninger uden for den jurisdiktion, hvori de oprindeligt blev indsamlet. Angående oplysninger, der indsamles i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, eller vedrører registrerede i EØS, kræver ANTALIS, at underleverandører udfærdiger standardkontraktbestemmelserne for overførsel af personoplysninger til tredjelande, som sanktioneret under gældende europæisk lovgivning om privatlivets fred.
Hvis du vil vide mere om de underleverandører, vi samarbejder med, bedes du kontakte vores globale databeskyttelsesrådgiver ved at sende en anmodning til følgende e-mailadresse til dette formål: justask@antalis.dk.
ANTALIS bestræber sig på at opretholde nøjagtigheden og fuldstændigheden af de personoplysninger, der opbevares af ANTALIS. For at hjælpe os med at sikre, at vi har de mest ajourførte oplysninger om dig, er det vigtigt, at du informerer os om eventuelle ændringer af dine kontaktoplysninger eller andre personoplysninger. Kontakt den person hos ANTALIS, du normalt kommunikerer med. Du kan også kontakte ANTALIS’ globale databeskyttelsesrådgiver ved at sende en anmodning til følgende e-mailadresse til dette formål: justask@antalis.dk.
ANTALIS opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til formålene beskrevet ovenfor i afsnit 4, "Hvilke oplysninger vi indsamler, og hvordan vi bruger dem". Bemærk, at opbevaringsperioder kan variere i forskellige jurisdiktioner. Personoplysninger opbevares normalt i mindst 5 år og kan opbevares yderligere i en periode defineret af den gældende forældelsesfrist.
Det kan blive nødvendigt for os at opbevare oplysninger i længere perioder, for at juridiske rettigheder kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, samt til arkiveringsformål og historiske formål. Hvor det er muligt og praktisk, vil personoplysninger blive anonymiseret ved at fjerne, erstatte eller blokere oplysninger, der gør det muligt at identificere enkeltpersoner.
Hvis du vil vide mere om opbevaringspolitikken, bedes du kontakte vores globale databeskyttelsesrådgiver ved at sende en anmodning til følgende e-mailadresse til dette formål: justask@antalis.dk.